私は以前の職場で庶務を任されたことがあります。
今までは持ち回りにしていたそうで、発注方法のマニュアルはあったものの、
庶務ルールがあるようでなかった感じ。
なので最初は白目でした。
サポートに入ってくれる先輩すら知らないことが多かったので、本当に大混乱で。
でも途中から吹っ切れて、私がやりやすいようにしちゃえーと思って覚えていきました。
一通り流れがわかった頃、ふと思ったんです。
「最後の1つに付箋貼っておいたら在庫わかりやすいよね？
そこに商品の名前書いておいたら発注ミスなくなるよね？
あ、最後の1つ持ち出しした人はこの付箋を庶務担当に渡してね
ってすれば良いよね！」
似たような商品が多数存在したり、正式な名前がわからないと探すのに手間取ったりしますし、
物を見ても「商品これだっけ？」ってならずに済むので発注ミスもなくなります。
忙しい日に急ぎで発注しなければならなくなっても、短時間で作業が終わります。
庶務は頭使わず流れ作業で短時間で終わらせる仕事の部類なので、
楽に出来るような流れを組めたらいいですよね。
探すのも確認するのもストレスだから、そういうのもやめたいし。
それに備品が切れてしまったのに気がつくのが遅れる時って、
最後の1つを持ち出しした人が
・言おうと思ってたのに仕事が入ってしまって忘れてしまった
・言いに行ったら席にいなかったから後で伝えようと思って忘れてしまった
・そもそも発注依頼を言うのがめんどくさい（きっと在庫確認してるだろうし、いっかー）
この3つが多いと思うんです。
それを一度に解決するのが付箋だ、と思いました。
付箋なら持ち出し簡単でセロテープ使って何度も使えたりするし、
離席してても置いておけばわかるし、直接言うのと付箋渡す手間は同じくらいだし。
会社の備品じゃなくて私物のかわいい付箋使ってましたね。
(目立つし)
誰も嫌な顔せず付箋を持ってきてくれました。
発注漏れ、ミス、在庫がない状態が続くこともなくなり、
強制的に皆を巻き込んだ割には評判良かったですね。
上司にも仕事が早いって褒められました。
私は楽させてもらってたけどね。
発注履歴を残してファイリングする時も付箋沢山貼ってました。
ラベルにしなかったのは、発注量や金額などが変わる可能性があるので
剥がしやすくて色々書ける付箋が無難かなーって思ったので。
（正式名と通称両方書いたり、人が増えるときに発注するものは黄色のマーカーの！とか
色分けしてました。）
ちょっとした工夫で仕事はしやすくなるし、変にイラつくこともなくなるし、
自分が楽に作業をできることを追求するのも時には大事だなぁと思いました。
まぁ気を使うのが下手な人間だからこそ自分の仕事を早く終わらせる工夫が
組織の中で私が役に立てることだったのかもしれないと思う。
気を遣える人本当に尊敬するし、自分の仕事を早く終わらせることで
組織の潤滑油な人の負担が少しでも減ってたらいいな。